Esta blogger novata lleva sin embargo algunos años de experiencia en esto que se llama la Gestión de Proyectos.
Interesante nombre para interesante asunto.
Resulta que yo empecé en estas cosas casi por casualidad, aunque recuerdo que en el último año de mi carrera de Ingeniería de Telecomunicaciones tenía una asignatura sobre Proyectos de Telecomunicaciones.
Cuando pasan los años una se da cuenta que aprender es realmente lo que queda después de haber olvidado todo lo que han intentado enseñarnos, y que al final nuestro cerebro hace una selección de .conceptos
Pues bien, de aquella recuerdo la primera vez que escuché palabras como "camino crítico", "diagrama de Gantt" o "gestión de riesgos", sin embargo, no fue hasta un tiempo después y con algo de experiencia laboral que estos conceptos que se quedaron en mi memoria empezaron a tomar sentido.
Una se enfrenta por primera vez a un proyecto en una gran organización, (y sin mucha formación específica previa ;)) y piensa:
- Antes de empezar a hacer algo, tengo que pensar en qué tareas más pequeñas se compone la actividad que tengo que realizar
- Pero antes incluso de pensar esto, tengo que sabér cuál es el objetivo para el cual esta actividad es necesaria
- Y cuánto tiempo me va a llevar?
- Y si empiezo con mis tareas y algo se retrasa... qué impacto va a tener esto en el resto?
- Y mis compañeros? estamos todos alineados en lo que tenemos que hacer?
- Y una vez que he completado mis tareas, qué es lo que he aprendido en el proceso? Y qué hubiera podido mejorar?
Y entonces, de repente un día, Telefónica dice que tienes que hacer un curso de una cosa que se llama PMI...
Y Eureka! De repente todo cobra sentido y te das cuenta que no hay que inventar la rueda, sino que durante muchos años ha habido personas que se han pasado por estas situaciones en sus proyectos y que han creado una metodología completa para la Gestión de Proyectos! WOW!
Sin embargo, lo fascinante todo esto, es que por muchos años y esfuerzos en documentar y crear un marco para la Gestión de Proyectos, aún sigue sin haber dos proyectos iguales en el mundo!
Y lo que también me lleva a la reflexión es que durante los más de 40 años de existencia de la organización que ha creado esta metodología (aunque cabe comentar que no es la única, aunque sí la más seguida), el Project Management Institute (PMI) -creado en 1969- el libro utilizado como guía - el PMBok o La Biblia de la Gestión de Proyectos - ha sido traducido a 11 idiomas (inglés, español, chino simplificado, ruso, coreano, japonés, italiano, alemán, francés, portugués de Brasil y árabe).
Esto quiere decir que la metodología además traspasa fronteras y culturas de trabajo, cosa que no es de obviar.
Para mí, todos estos conocimientos que además han sido reforzados recientemente con el Módulo I del Programa Horizonte (las partes teóricas, el simulador, el Aula Virual), han cambiado mi día a día en el trabajo. Ahora, gracias a este marco, soy capaz de entender y analizar las cosas que pasan a mi alrededor en mi organización y además he ganado al tener a mi alcanze algunas de la mejores prácticas dentro de la Gestión de Proyectos.
E incluso me han llevado a poder desempeñar con éxito el rol de Project Manager en proyectos que han surgido dentro de mi área.
La metodología PMI es muy amplia, y así lo demuestran las 400 páginas del PMBok.
No se trata de reproducir en este post aquello que otros ya se han encargado de documentar, sino de destacar los puntos que para mí han resultado clave en este aprendizaje.
Aunque la palabra "Proyecto" es un buzzword que escuchamos a diario, no todas las personas serían capaces de dar una defición exacta.
Citando al PMBok...
"Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único."
En mi opinión, no todo el mundo tiene que claro la parte de temporal y del resultado único :)
En más de una ocasión he visto a mi alrededor como se confunden las actividades dentro de procesos de operaciones con proyectos.
O como el concepto de temporal (i.e. con principio y fin definidos) se acaba diluyendo en el tiempo...
También es importante entender que un proyecto se compone de 5 grupos de procesos que se desarrollan durante su ciclo de vida, y que no se puede prescindir de ninguno de ellos!
- Procesos de iniciación
- Procesos de planificación
- Procesos de ejecución
- Procesos de seguimiento y control
- Procesos de cierre
Moraleja de la histora :)
- Todo lo que empieza, acaba: hay que hacer un inicio o kick-off del proyecto propiamente dicho y un cierre. Lo más interesante del cierre, desde mi punto de vista, es el resumen de lecciones aprendidas
- Hay que planificar... y sin planificación no hay ejecución! Desde mi experiencia, los problemas en la ejecución derivan de una mala planificación (quién no ha experimentado un mal dimensionamiento de los recursos al realizar una tarea? o quien no ha visto grupos de trabajo estar parados porque aún están esperando el input proveniente de la tarea anterior?)
- Ojos que todo lo ven: monitorización y control es un proceso que aplica durante todo el ciclo de vida del proyecto, de principio a fin
Y cuando termina un proyecto, cómo evaluamos si ha sido exitoso?
Tradicionalmente, se ha medido en un enfoque de 3 ejes: en tiempo, costos y alcance. Un bonito triángulo equilátero que la realidad suele convertir en escaleno :)
Me ha llamado la atención que en el training del Aula Virtual se nos ha presentado con una cuádruple restricción, siendo el cuarto eje la calidad.
Opino que es importante tener este factor en cuenta, ya que en la época de la orientación al cliente vistos los competidos tiempos que corren, qué sería del resultado de nuestro proyecto si no lo entregamos con calidad?
Otro punto interesante para mí es el tema de los roles e implicados en un proyecto, esto además unido al tema de la comunicación.
Puedo afirmar que un gran porcentaje, que no me atrevo a cuantificar ;), de los problemas en los proyectos surgen de una mala comunicación.
Me llevo como recomendación de buenas prácticas dentro del PMI la creación de un buen plan de comunicación (e intento aplicarlo a todos mis proyectos :)).
Y además, cabe destacar que como en toda buena película los actores deben siempre estar en su papel y no en el de los demás! Con lo cual, los distintos roles deben estar claros y bien definidos, así como las responsabilidades de cada uno:
No me gustaría dejar de mencionar que uno de los temas que más me llaman la atención dentro de la Gestión de Proyectos es la Gestión de Riesgos.
Por tópica que parezca, la Ley de Murphy se cumple siempre con probablidad casi exacta :)
Los optimistas por naturaleza como yo tenemos cierta dificultad a la hora de evaluar escenarios de riesgo porque nuestra tencia a mirar de "bright side" nos hace desestimar situaciones bajo la asunción de que "todo va a salir bien" :).
Personalmente, le pongo mucho esfuerzo en mis proyecto a la parte de evaluación de riesgos para evitar sorpresas desagradables, ya que una buena gestión de riesgos puede resultar determinante en el éxito de un proyecto, aunque he de decir que esto es algo que he aprendido con la experiencia ;)
Así pues, cuando a muchas personas les hablas de Gestión de Proyectos, se les viene a la cabeza automáticamente la imagen de un Diagrama de Gantt.
Sin embargo, hemos visto que es mucho más que eso, significa también gestionar a las personas y aprender que el Microsoft Project no es nada si no lo apoyan unos conceptos fuertes por detrás que ayuden a que las "barritas" sean algo más que fechas y colores. Un proyecto bien definido, una buena planificación basada en una buena WBS... todas las buenas prácticas están en el PMI, y es responsablidad de las personas que asumen su rol dentro de la Gestión de Proyecto el conocerlas e implementarlas.
Finalmente, he de decir que una vez que incorporas esta metodología a tu trabajo, la acabas por incorporar a tu vida. Al fin y al cabo, nuestra vida diaria está también llena de pequeños proyectos que tenemos la responsabilidad, como Project Managers de nuestro día a día, de llevar a buen puerto!
No lo habías pensado así?
Dale un vuelta más, seguro que a partir de ahora ni pensar acerca de tus vacaciones ni acerca de lo que vas a cocinar esta noche volverá a ser lo mismo ;)
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This beginner blogger is however experienced on this so-called Project Management thing.
Interesting name for an interesting topic.
It turns out that I started in this field almost by chance, although I still remember that during the last year of my degree in Telecommunications Engineering I had a course on Telecommunications Projects Management.
As time goes by, one just realizes that learning is actually what is left behind after you have forgoten everything they tried to teach you, and that in the end our brain is concept-selective.
So, from my University times I still remember the first time that I heard words such us "critical path", "Gantt chart" or "risk management". However, it took me some time, and some added working experience, to realize that those concept that were sown in my mind actually made sense.
When you see yourself for the first time facing a project for a big organization (and without any real previous background ;)), you start wondering:
- Before actually you start doing anything, you have to think about the smaller tasks that you have to undertake in order to achive the global goal of the activity
- But even before this... you need to know what the main objective is
- And how long is going to take you
- What if you start developing your taks and something goes delayed... what would be the impact on the rest?
- What about my team-mates, are we all aligned on what we have to do?
- And once you are done with your tasks, what have you learnt in the process? What could you have done better?
And then, one day Telefonica sends you to training about this thing called PMI...
And Eureka! Suddendly everything starts making sense and you realize that you don't have to re-invent the wheel because during many years there have been many people who have gone through all these situations while managing their projects and they have developed a complete methodology about Project Management! WOW!
Nevertheless, the most fascinating thing about this all is that despite many years and hard work documenting everything, you will still not find two projects that are the same in the World!
And what also captivates me is the fact that during the more than 40 years since the creation of the organization which developed this methodology (and I would like to mention that this is not the only one, but the most influential one), the Project Management Institure (PMI) - founded in 1969 - the book that they released as a guide - the PMBok or The Bible in Project Management - has been translated into 11 languagues (English, Spanish, Simplified Chinese, Russian, Korean, Japanese, Italian, German, French, Portuguese from Brazil and Arabic)
Bottomline is that this methodology applies beyond borders and working cultures, which is an amazing thing.
For me, all this knowledge, that has also been reinforced lately upon the exercises in Module I in the Programa Horizonte, has changed my day-to-day way of working. Thanks to this framework I'm able now to analyze what is happening around me and in my organization. I've also benefited from the best practices on Project Management and I even got to successfully play the role of Project Management myself in some projects that came up within my area.
PMI methodoloy is quite wide, and so the 400 pages in PMBok show.
However, it is not about replicating on this post all the point that others already have documented. This is about me and the points have resulted key on my way through the Project Management experience.
Even though the word "Project" has become buzzword that we hear everyday and everywhere, I bet not everyone would be able to give an exact definition for it.
Quoting the PMBok...
"A project is a temporary endeavor undertaken to create a unique product, service or result."
In my opinion, the temporary and unique part of it seems not to be so clear for everyone :)
More than once I've seen how activities within operations are mistaken by projects.
Or how something that is supposed to be temporary (i.e. with a defined initiation and a closure) ends up almost infinitely extended in time....
It is also important to understand that there are 5 groups of processes that are part of every project and that they run through its whole life cycle. And none of them can be skipped!
- Initiating
- Planning
- Executing
- Monitoring and controlling
- Closing
Moral of the story :)
- Everything that starts, will come to an end someday: a propper kick-off and a propper closure are mandatory requisites in Project Management. And the most interesting point in my opinion is the summary of lesson learnt when closing the project.
- There is no executing without planning. Experience tells me issues with execution are directly related to deficiencies in the planning. Raise your hand if you have never experienced problems with bad resources management, or if you have never been in the situation of having a full-fledged well prepared team sitting cross-armed because they are still waiting for the input from the previous step...
- The all seeing eye: monitoring and controlling applies during the whole project life cycle. From day 0 till the last day.
And when we have finally closed our project, how would you measure and evaluate whether it has been a successful one?
Traditionally, this has been done by applying the "Project Management Triangle" techique, where 3 main constraints (costs, time and scope) are presented in the shape of a very nice equilateral triangle that reality usually turns into scalene :).
However, it caught my attention that during the Aula Virtual training a new approach based on square was presented, the forth dimension or constraint being quality.
In my opinion, quality is a very important factor to add to this equation. Since nowdays the focus is put on "customer orientation" and there is a hard competitive scenario out there, how could the result from our project survive if it is not delivered with quality?
Another interesting point for me is stakeholders and their role in a project, this together with communication.
I dare saying that an important percentage (that I however don't dare guestimate ;)) of the issues in Project Management arise out of not so good (or even bad) communication between the parties involved..
I've learnt as a best practice recommended by the PMI, that the creation of a well prepared communication plan can be a key success factor. And I try to apply it in all my projects.
Also, as in the good movies, actors should always be focused on their roles and not taking other people's roles! So it is very important that these are clear and well defined, and also specifications of the responsibilities and what is expected from everyone.
I also have to mention that one of most interesting parts for me within Project Management is Risk Management..
It may sound like a topic, but Murphy's Law always applies almost with 100% chance.
Optimistic people like myself sometimes find difficulties when it comes to assess risk scenarios because we have this natural tendency to look into the bright side of things! And sometimes we involuntarily underestimate certain situations under the assumption that "everything will turn out just fine" :)
I personally put a lot of effort on my projects when it comes to risk assessment so to avoid unpleaseant surprises, since a good risk management exercise may totally determine the success of a project. I may though add that this is something that I've also learnt with experience ;)
In any case, talking about Project Management automatically triggers the image of a Gantt Chart for many people.
However, we've seen that Project Management means much more than that. It is also also about managing people and understanding that Microsoft Project is nothing without strong, solid concepts behind the coloured bars and deadlines. A well defined project scope, a good planning based on a well constructed WBS... all these good practices are explained on the PMI and it is the reponsibility of the people on the project to understand and implement them when they assume and commit to their roles.
Last but not least, I would like to mention that once that you add this methodology to your way of working, somehow you also end up adding it to your life. In the end, we are all faced to little projects every day in our day-to-day situationas, and it is our responsibility as Project Managers of our own life to make they come to a successful end.
Have you ever thought about it this way?
Trust me, give it a chance. Planning your next holidays or even thinking about what you will cook tonight will never be the same ;)
